Comment rédiger un email en anglais ? Le guide complet !

  

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Introduction

Aujourd’hui bien plus qu’avant, la rédaction d’un email clair, efficace et concis est un outil essentiel de toute bonne communication. Dans des temps (pas si) lointains, notamment durant l’ère pré-internet (assimilable à la préhistoire pour les jeunes générations), les gens s’écrivaient de longues lettres pour communiquer, se donner des nouvelles, se transmettre des informations, postuler pour un emploi … Durant nos études, on étudie le genre épistolaire, recueils de correspondances réelles ou fictives de longues lignes couchées sur le papier. On nous apprend à rédiger des lettres formelles, à utiliser les bonnes formules de politesses en fonction du destinataire et de notre degré de familiarité pour ne surtout pas faire d’impair. Ainsi, il n’est pas toujours évident de choisir le bon ton, la bonne formule de politesses.

Oui mais voilà, la révolution digitale s’est amorcée, avec des changements dans les modes de diffusion des informations, les relations inter-personnelles (réseaux sociaux) et surtout un outil de communication aujourd’hui devenu incontournable : l’email ou e-mail. Ce terme largement usité nous vient de l’anglais electronic mail qui signifie courrier électronique. Les puristes de la langue de Molière préfèrent utiliser le dérivé français “courriel”. Sa facilité d’utilisation et son immédiateté ont réussi à supplanter l’usage du courrier postal pour les correspondances que ce soit pour des échanges amicaux, professionnels ou administratifs. Cette révolution s’est accompagnée d’une évolution des codes de la rédaction d’une correspondance écrite. Intercountry vous propose un guide complet de rédaction d’un courrier électronique en anglais ou « comment écrire un email en anglais ? »

Commencer la rédaction d’un email en anglais La formule d’appel

La plupart du temps, on écrit un courrier électronique afin de transmettre une information précise qui sera reçue quasi instantanément par le destinataire. De ce fait, l’email s’apparente plus à une conversation (avec délai de réponse) qu’à la rédaction d’une lettre classique, même si la structure globale (formule d’appel, contenu, formule de politesse finale) reste la même. Nous vous proposons ici un panel des formules d’appel utilisables pour débuter un email. Peu importe celle que vous choisirez, comme pour une lettre classique, cette formule doit se démarquer du corps de l’email : n’oubliez pas la virgule juste après et insérez un saut de ligne avant la suite de votre courriel.

• Hello, - C’est la formule utilisable en toutes circonstances pour des communications très formelles, formelles ou neutres. Avec cette formule, pas de risque. Plusieurs variantes existent en fonction de vos relations avec le destinataire

• Hello Mr./Mrs. Ferguson - tournure formelle permettant de s’adresser à un client, un responsable ou toute personne qu’on ne connaît pas mais qu’on sait destinataire de ce courriel

• Hello Olivia, - moins formel, à utiliser lorsqu’on connaît le destinataire qu’il soit collègue, responsable, client ou connaissance

• Hi Harry, - peu formel, si vous connaissez bien la personne à qui vous vous adressez et que vous vous sentez en confiance

• Hey Jack, - informel, à réserver aux amis et parents

Si vous savez ou s’il y a une chance pour que votre message soit reçu par une personne qui ne vit pas dans le même fuseau horaire que le vôtre, on évitera les formules d’appel qui ont une référence temporelle comme “good morning” ou “good afternoon”.

Des alternatives à la salutation d’appel existent et restent assez formelles

• Dear Mr./Mrs. Ferguson, - tournure très formelle et professionnelle

• Dear Olivia, - formule respectueuse mais moins formelle, professionnelle, si vous vous sentez en confiance pour appeler votre collègue, responsable ou client par son prénom

• Dear Sir/Madam, - formel, à utiliser si vous ne savez pas qui recevra votre message

• To whom it may concern, - très formel à utiliser si vous ne savez pas qui lira votre email, comme par exemple lorsque vous envoyez un message à une adresse générique comme

La phrase d’accroche d’un email en anglais

Avant d’entrer dans le sujet de votre message, commencez par une courte phrase d’introduction exprimant votre préoccupation, votre intérêt envers le destinataire, une formule “icebreaker” en quelque sorte. Sa tournure dépendra de l’objet de votre échange et de vos relations avec le destinataire.

Réponse à un email professionnel

• Thank you for contacting our company. - Formel, à utiliser en réponse à un message d’un client ou pour toute demande d’informations

• Thank you for your prompt reply. - Formel, pour remercier un client ou toute personne d’avoir répondu rapidement à votre sollicitation

• Thanks for getting back to me. - Moins formel, peut être utilisée dans les mêmes conditions que la formule précédente

Email de demande d’information

• I hope this email finds you well - Très (trop) formel, formule un peu “bateau”

• I hope you’re doing well - Formel, c’est un peu comme demander si le destinataire va bien

• I hope things are going well with you - Formel, variante de la formule précédente

• How’s it going? - Formule moins formelle, équivalente de “comment allez-vous”

• Long time no see! Informel, fait remarquer au destinataire que vous n’avez pas échangé depuis un moment

L’entrée en matière d’un email en anglais

Il est temps maintenant d’entrer dans le vif du sujet. Rappelons tout de même que le but premier d’un email est de délivrer rapidement et efficacement un message à son destinataire. Alors pas de tergiversation, allons-y.

Courrier professionnel

• I am writing to enquire about… Très formel, à utiliser lorsqu’on souhaite rester très professionnel, sans aucune dimension affective et qu’on souhaite régler la problématique au plus vite

• I am writing in reference to… Formel, même type d’utilisation que la formule précédente

Informer

• I just wanted to update you on… Assez Informel mais professionnel, permet de tenir informé le destinataire de l’avancement d’un dossier, d’une nouvelle étape d’un projet. Un peu trop solennel pour les courriels plus personnels

• I just wanted to let you know… Informel, utilisable pour les questions professionnelles et personnelles. Le ton employé ici est plutôt sympathique, voire amical, il est donc bien entendu déconseillé de l’utiliser pour des questions graves.

• I’m emailing you to see… Informel ou peu formel. A utiliser pour communiquer avec une personne qu’on connaît mais dont on ne sait pas si on peut lui accorder notre confiance.

• Just wanted to tell you... Très informel, à utiliser pour communiquer avec une personne qu’on connaît, en qui on a confiance et avec qui on partage une certaine complicité. Il faut donc être vigilant dans son utilisation.

• Just checking in about… Informel, pour obtenir des informations à propos d’un dossier, d’un sujet que vous et votre destinataire suivez.

Le corps d’un email en anglais Le sujet à proprement parler

Gardez en tête une idée principale : être bref. Il faut donc éviter de “noyer” le message principal pour lequel vous rédiger cet email dans des tournures de phrases inefficaces ou des informations satellites non essentielles. Il faut aussi être clair pour éviter d’avoir à préciser vos propos dans d’innombrables courriels par la suite

Afin d’être cohérent avec le début de votre email (formule d’appel, accroche) vous devez conserver le même ton dans tout votre message. On ne commence pas un email sur un ton amical pour délivrer une information très formelle ensuite. Et vice et versa. De même, dans le cadre de l’envoi d’un email professionnel, on utilise l’anglais professionnel lié à sa profession.

Les tournures pour exprimer votre accord

On reçoit parfois des emails dont la réponse n’attend pas un développement argumenté, mais l’expéditeur attend simplement notre accord ou notre avis sur l’objet de ce message. Dans ce cas, il peut suffire de répondre brièvement sans y ajouter une phrase d’accroche, ou prendre des nouvelles de son correspondant…

Ce que nous vous conseillons ici c’est de répondre en débutant votre message par une formule de salutation que nous avons vue plus haut, puis de répondre directement, simplement et brièvement à l’objet de l’email avec par exemple l’une des formules suivantes :

• I completely agree with… Formel, montre votre accord total, sans réserve avec la proposition de l’expéditeur

• I think the same about… Formel ou neutre. C’est peut-être la formule à privilégier pour signifier votre accord avec l’expéditeur

• That works for me. Informel, mais peut être utilisé dans un contexte professionnel car cette tournure n’est pas familière.

• That sounds good. Comme pour la formule précédente, bien qu’informelle, utilisable dans le cadre du travail.

• …to make sure we’re on the same page… cette formule est un peu différente des précédentes. Vous pensez être d’accord avec la proposition de votre correspondant, mais pour être sûr, vous tenez à préciser votre pensée avant de confirmer votre accord.

Signifier son désaccord dans un email en anglais

Au contraire du paragraphe précédent, vous pouvez avoir besoin d’exprimer un avis différent de votre correspondant.

Dans ce cas pour signifier votre désaccord et aller droit au but, après avoir salué l’expéditeur, vous pouvez utiliser l’une des formules suivantes :

• I’m afraid that… Formel, cette tournure permet de montrer un avis divergent mais sans le dire, en exprimant une sorte de crainte

• At the moment, I doubt that… Formel, ce n’est cependant pas la formule à privilégier. Ici encore, vous ne dites pas directement que vous êtes en désaccord avec la proposition de votre correspondant. Vous exprimez un doute sur ce qu’il propose à cet instant.

• It’s out of the question… Radicalement différente des deux formules précédentes, le ton ici est formel, direct et abrupt. Pas de doute sur votre sentiment et pas de discussion possible. Attention cependant à qui vous envoyez ce message car c’est assez brusque

• I understand your situation but at the moment,… Formel, mais avec cette formule, vous faite preuve d’une certaine empathie envers la proposition de votre collaborateur. Elle peut donc être utilisée dans de nombreuses situations, avec tout type de public.

• To be honest, I believe… Informel, on l’utilisera lors d’échanges avec des personnes de confiance, que l’on connaît. En effet, le fait de commencer votre propos par “to be honest” pourrait décontenancer quelqu’un que vous ne connaissez pas bien. Bien sûr, il ne s’agit pas d’offrir votre honnêteté uniquement à vos proches, mais le dire peut ressembler à une confession, malvenue dans un cadre professionnel formel.

Vous avez accompli le plus dur en faisant savoir que vous n’êtes pas du tout d’accord avec votre correspondant. C’est une bonne chose, mais ce qui est encore mieux, et qui permet même à votre interlocuteur de mieux comprendre votre refus, c’est de faire une suggestion, une contre-proposition. Avec un peu de chance, il pourra même se dire “mais oui, il/elle a raison”. Voici quelques phrases que vous pouvez utiliser pour présenter votre conseil :

• Instead, I think we should/could… Neutre ou assez formel, fonctionne bien à la suite de toutes les tournures présentées plus haut pour signifier votre désaccord. Vous avez dit “non” et vous proposez une solution alternative

• My suggestion would be to… Formel, montre que bien que vous êtes en désaccord, votre préoccupation est la même que votre interlocuteur et que vous avez des suggestions pour la réussite du projet, l’avancement du dossier…

• An alternative solution might be… Formel, à utiliser comme la formule précédente

• How about we…? Informel, on ne l’utilise pas au moment d’une prise de décision mais plutôt lors d’une phase de concertation pour trouver des idées, des solutions : vous ne pensez pas que la proposition de votre interlocuteur soit la bonne, mais pourquoi pas faire comme ci ou comme ça.

• What do you think about… instead? Informel. Là encore vous êtes en désaccord avec votre correspondant mais vous avez des suggestions. Vous n’imposez pas vos propositions et la question reste ouverte.

Confirmer un rendez-vous par email en anglais

L’utilisation des emails a aussi pris une place prépondérante dans la gestion de nos agendas et notamment dans la prise et la confirmation de rendez-vous. Que ce soit pour des rendez-vous médicaux, des entretiens professionnels ou parfois même des rencontres amicales, il est commun d’utiliser l’email plutôt que le téléphone.

Là encore, comme nous l’avons vu précédemment, on commence par saluer notre interlocuteur avant d’entrer dans le vif du sujet. S’il s’agit simplement de confirmer, pas besoin d’utiliser une formule brise glace, de prendre des nouvelles… Nous vous proposons donc d’utiliser l’une des formules ci-dessous :

• This is a special reminder to confirm… Formel, professionnel et impersonnel, à visée uniquement informative. C’est un email type automatique qu’on reçoit pour nous rappeler un rendez-vous.

• I am writing to confirm an appointment with you on… Formel, mais beaucoup moins impersonnel que la formule précédente. Utilisable dans un contexte professionnel

• I am glad you will be available for… Formel, professionnel tout en étant amical

Rester bref dans un email en anglais

A l’échelle mondiale, en entreprise, chaque collaborateur reçoit en moyenne 88 emails par jours et en envoie 34. Autant dire “qu’éplucher” quotidiennement sa boîte de réception n’est pas une partie de plaisir. Surtout si vous devez lire un “pavé” qui risque même de vous faire passer à côté de l’information principale. Donc gardez comme objectif de rester bref.

Nous l’avons vu, l’idéal est de commencer par un “hello”, une phrase d’accroche, l’entrée en matière, l’objet de votre message et une formule de politesse pour conclure. Selon le contexte, il est possible de faire encore plus court. Exemple d’email professionnel en anglais:

Hello,

Can we talk in the meeting room tomorrow morning?

Best regards.

Ce type de message fonctionne très bien lorsque vous vous adressez à un quelqu’un que vous connaissez et qu’il/elle a une idée de la raison pour laquelle vous lui écrivez. En revanche, on détaillera un peu plus l’objet de l’email si vous n’en avez pas déjà discuté avec votre interlocuteur ou si une relation de hiérarchie existe avec votre correspondant.

Abréviations et acronymes utilisés dans la rédaction des courriels

Les abréviations et les acronymes sont couramment utilisés dans la rédaction des courriels, non seulement pour être rapide et concis, mais aussi pour gagner de la place.

Voici quelques exemples courants que l'on trouve dans le champ des coordonnées du destinataire : CC, BCC, RE, FW et FYI. Ceux-ci sont généralement inclus dans la configuration de votre boîte courriel.

La plupart des gens les connaissent, mais savez-vous vraiment ce que chaque lettre représente ou ce que l'abréviation signifie ? Eh bien, voici ce qu'il en est :

CC = Carbon Copy. Il s'agit d'envoyer une copie de ce que vous envoyez au destinataire principal, à une ou plusieurs autres personnes et tout le monde peut voir qui a été inclus dans la communication, ainsi que leurs adresses électroniques.

BCC = Blind Carbon Copy (copie carbone aveugle). Tout comme la fonction CC dans un courriel, la fonction BCC envoie une copie carbone du courriel à quelqu'un d'autre. Toutefois, contrairement à CC, tous les noms et adresses electroniques mentionnés dans le champ BCC sont cachés, de sorte que les destinataires des champs To et CC ne peuvent pas les voir.

RE: ou Re: suivi de l'objet d'un message précédent, indique une réponse à ce message.

FW: = Forwarded message (message transféré). Également écrit "FWD : ", "Fwd : " ou "Fw : ". Le destinataire est informé que le courriel était initialement destiné à quelqu'un d'autre, mais que cette personne l'a transféré vers lui.

Les autres abréviations et acronymes formels que l'on trouve couramment dans le texte principal des courriels sont les suivants :

FYI = For your information (pour votre information). Le destinataire est informé qu'il n'est pas tenu de répondre à cet e-courriel, mais que la communication est uniquement destinée à son information.

FYA = For your action (Pour votre action). Le destinataire est informé qu'une action est requise de sa part.

ASAP = As soon as possible (dès que possible). Explique que quelque chose doit être fait ou sera fait dès que possible.

D'autres abréviations et acronymes moins formels peuvent être utilisés :

IMO ou IMHO = In my (honest/humble) opinion (à mon avis).

BTW = By the way. (à ce propos)

FWIW = For what it is worth (pour ce que ça vaut)

LOL = Laugh out loud (rire aux éclats).

WFH = Working from home (travail à domicile).

TTYL = Talk to you later (on se parle plus tard)

OoO = Out of office (absence du bureau)

LET = Leaving early today (départ tôt aujourd'hui)

Bien entendu, la liste des abréviations et des acronymes est énorme. Soyez donc prudents et essayez d'éviter ou de limiter les plus obscurs d'entre eux, car tout le monde n'est pas au courant du jargon actuel du courriel et pourrait ne pas le comprendre. La meilleure solution consiste à n'utiliser que les principaux acronymes formels et les plus courants.

Conclure un email en anglais

On hésite souvent sur la façon de terminer un message et pourtant il existe sinon une règle, une convention, qui consiste à apposer une formule de politesse (bien moins formelle que dans une lettre) suivie d’une expression pour prendre congé de votre destinataire (on ne dit jamais goodbye, tout du moins dans un contexte professionnel)

Formules de politesse en anglais

• Thank you very much for your time. Formel, pour remercier votre correspondant de prendre de son temps pour considérer votre demande.

• Thank you in advance for your time. Formel. Très utilisé, cependant il est souvent malvenu de remercier la personne en avance. En effet, vous lui notifiez en quelque sorte qu’elle et mettre une certaine pression.

• Call me to… or if you have any questions. Tournure un peu directive du fait de l’utilisation de l’impératif. Peut être nuancé en ajoutant Please en début de phrase

• Looking forward to your reply. Neutre, utilisable dans toutes situations, professionnelle comme personnelle

• Let me know if… Informel à neutre, vous pensez que votre message est clair mais votre correspondant peut vous contacter pour toute précision.

Conclure un email en anglais

• Best / Kind / Kindest regards. Les plus utilisées

• Sincerely. Formel, idéal pour les échanges avec des clients et supérieurs hiérarchiques.

• Cordially. Formel et impersonnel.

• Best wishes. Formel, pour des collègues ou connaissances dont nous ne sommes pas proches.

Nous espérons avoir répondu à la question Comment rédiger un email en anglais ? Rappelez-vous d’être bref (mais pas trop) tout en restant cordial. Enfin, une petite astuce valable pour tous vos emails : un sujet par email et un email par sujet. Le risque en abordant plusieurs questions dans un email est de ne recevoir une réponse partielle. Rappelez-vous que votre correspondant reçoit probablement des dizaines d’emails par jour, qu’il ne prendra peut-être pas le temps de tout lire : il faut donc rester concis et percutant. De plus, le fait de bien choisir l’objet de votre email en fonction de la question abordée facilite le classement des messages et il est plus facile de le retrouver si besoin.