Qu’est-ce que la formation intra-entreprise ?

Aujourd’hui, je vous propose de débuter une série d’articles qui s'intéressera au monde de la formation professionnelle. Dans cet univers, on distingue deux grandes catégories : la formation inter entreprise, qui rassemble des apprenants de diverses sociétés, et la formation intra-entreprise qui concerne uniquement les collaborateurs d’une seule société. Nous développerons donc ces différents formats de formation professionnelle afin de vous aider à différencier les formations inter et intra, et nous commençons ici par la formation intra-entreprise.

La formation intra-entreprise : définition ?

Comme nous l’avons brièvement évoqué plus tôt, il s’agit d’une session de formation organisée uniquement pour les salariés d’une même entreprise. Elle peut se dérouler dans les locaux de l’employeur, dans une salle du centre de formation organisateur de la session ou bien dans une salle louée pour la formation, c’est le cas par exemple lors de séminaires d’entreprises. Comme elle ne concerne qu’une entreprise, et donc un seul client pour un organisme de formation, la formation intra a pour principal avantage de s’adapter au plus près des attentes du demandeur.

Contrairement à la formation inter entreprise, que nous développerons dans un futur article, il n’y a pas de calendrier fixé à l’avance avec des dates imposées ni de nombre minimal d’inscrits : les règles sont discutées directement entre le client et le formateur.

Quels sont les avantages de la formation intra-entreprise ?

Liberté de planning

L’entreprise qui organise, et qui la plupart du temps finance cette formation, a la liberté de choisir les dates durant lesquelles se déroule la formation. En fonction du plan de formation, des disponibilités des employés et du formateur, elle peut par exemple décider de l’organiser pendant des périodes creuses d’activité de la société, limitant ainsi la perte de productivité de ses collaborateurs en optimisant ce temps pour la formation.

Choix du lieu de la formation

L’employeur peut aussi décider du lieu de la formation en fonction notamment du but recherché. Il sera plus simple de réunir des collaborateurs qui ont des responsabilités sur leur site habituel de travail, dans une salle mise à disposition par l’entreprise, s’ils ont besoin d’être sur place rapidement en cas d’urgence. A contrario, il pourra choisir d’organiser la formation dans un lieu éloigné, voire isolé, pour immerger les apprenants dans l’esprit de la formation, une sorte de “retraite” d’entreprise, et prévient le risque du manque d’implication justement dus aux problèmes quotidiens de l’entreprise. La formation peut aussi avoir lieu dans les locaux de l’organisme de formation

Choix du contenu

Le contenu pourra être ciblé et adapté au public, aux besoins spécifiques de l’entreprise, ce qui n’est pas toujours le cas lorsque des participants de divers horizons participent. En faisant appel à un organisme de formation, vous aurez accès à un éventail de formations  « prêtes-à-l’emploi » avec un vrai savoir-faire, qui pourront être mises en place rapidement, et même être quelque peu modifiées pour correspondre aux besoins du demandeur, comme la formation en langue en entreprise qui peut aborder un vocabulaire relatif au secteur d’activité du client. Mais l’entreprise peut également avoir besoin de créer une formation sur mesure pour des besoins spécifiques. Un conseiller se chargera alors de monter un programme en accord avec un cahier des charges de l’entreprise, ce qui prend un peu plus de temps qu’une formule clé-en-main.

Confidentialité

Comme nous l’avons vu, une formation intra entreprise regroupe les collaborateurs d’une seule entreprise. Il est donc envisageable de partager des informations confidentielles qui doivent rester en interne (il est préférable dans ce cas d’avoir un intervenant en interne ou de faire signer une clause de confidentialité au formateur).

Négociation

L’autre avantage d’une formation intra est que l’entreprise pourra négocier les coûts directement avec l’organisateur, notamment en fonction du nombre de participants, de la période ou de la durée. Comme toute négociation commerciale, en général plus il y a de participants, moins le coût par salarié formé sera élevé. Si vous avez une idée assez précise de la formation que vous souhaitez, voire même un cahier des charges défini, vous pourriez avoir intérêt à proposer un appel d’offre afin de conclure un marché avec un organisme de formation. Mais il faut quand même un certain nombre de participants pour que cette procédure soit avantageuse.

Efficacité

Comme la plupart des participants se connaissent, la cohésion de groupe est généralement rapide à obtenir, en résulte un dynamisme bénéfique à la progression de la formation et permet de débuter directement sur les problématiques qui concernent l’entreprise en question

Et les inconvénients de la formation intra-entreprise ?

Comme souvent, les inconvénients de certains seront les avantages des autres et vice et versa. En fonction du budget, du délai et d’autres contraintes, la formation intra entreprise n’est pas toujours le choix numéro un. On peut ainsi noter deux points qui pourraient faire choisir un autre type de formation.

La préparation

Certes beaucoup d’organismes de formation disposent, comme nous l’avons dit, de programmes déjà préparés, mais le grand intérêt des formations intra est quand même d’organiser une formation personnalisée pour l’entreprise. Et cette personnalisation réclame un travail de préparation, des rencontres avec l’organisme, des essais, des échanges … coûteux en temps.

La rentabilité

Créer une formation sur-mesure pour 2 personnes, avec l’investissement financier et de temps comme nous venons d’en parler n’est peut-être pas la meilleure des solutions ; de même s’il s’agit de réunir dans un même lieu des salariés de sites éloignés. Dans ce cas, il est préférable de se tourner vers la formation inter entreprise. Les experts de la formation professionnelle estiment qu’il est rentable de créer une formation intra à partir de 5 apprenants.

De nouveaux formats apparaissent

Nous avons décrit précédemment ce qui se fait le plus souvent dans la formation intra-entreprise. Cependant, la formation professionnelle ne déroge pas à l’émergence des nouvelles technologies.

On voit ainsi apparaître des programmes de formation intra entreprises par visioconférence : le formateur et les salariés à former sont filmés dans des salles différentes et se voient mutuellement en retour par écrans interposés. En dehors de cet aspect technique, les modalités et les avantages sont les mêmes que la formation intra dite “classique”. Elle peut même permettre de faire des économies de coûts et de temps, liées notamment aux déplacements des apprenants et/ou du formateur, de la location de de salle… Cette méthode peut répondre à un certain nombre de demandes, comme la formation en langue en entreprise.

Cependant, ce format atteint ses limites si la formation requiert des interactions dynamiques : il est plus compliqué de mettre en place des mises en situations par visioconférence, où le contact humain, le visuel, la gestuelle, sont essentiels. Il y a également des prérequis matériels : l’entreprise doit disposer d’un équipement multimédia adéquat, d’une bonne connexion internet et si possible d’un service informatique disponible : rien de plus énervant que de suivre une conversation avec une image qui saute ou un son qui grésille.

Quel organisme de formation ?

Certains organismes de formation sont généralistes, c’est-à-dire qu’il peuvent organiser des formations sur beaucoup de thèmes. D’autres centres au contraires sont uniquement spécialistes de certaines disciplines : marketing, management, langues … Ce choix est aussi une question de “feeling”, chaque organisme peut proposer sa propre méthode, et il faut y adhérer. Par exemple, certains centres de formation proposent l’apprentissage par la relaxation, ou bien encore la théâtralisation.

Prenez contact avec différents centres, renseignez-vous auprès de votre réseau professionnel pour recueillir le ressenti sur tel ou tel organisme, comparez, prenez le temps. Beaucoup proposent un suivi. Ainsi, même une fois la formation terminée dans votre entreprise, les salariés formés peuvent contacter le formateur s’ils ont des questions, des remarques, des suggestions. Il faut trouver l’organisme qui correspond à l’esprit de votre entreprise, ce n’est pas qu’une question de coût.

En bref

Vous l’aurez compris, comme toute méthode, la formation intra entreprise a des avantages et des inconvénients. Beaucoup de paramètres (humains, budgétaires, matériels…) sont à prendre en compte et à ne pas négliger : il en va de la qualité de la formation, de la compréhension des salariés formés et donc de la productivité de l’entreprise. Nous vous avons ici présenté un grand nombre de caractéristiques de cette catégorie de formation professionnelle pour vous permettre d’y voir plus clair. Si vous, petit entrepreneur ou grand groupe industriel, devez organiser une formation pour vos salariés que ce soit pour du perfectionnement ou l’acquisition de nouvelles compétences, vous n’êtes pas seul dans ce choix. Prenez contact avec un professionnel de la formation qui vous présentera les différentes options en fonction de vos attentes, et pensez dans la mesure du possible à consulter les premiers intéressés : vos salariés.

Dans un prochain article, nous aborderons la formation inter entreprises. En attendant, nous vous conseillons de visiter la page consacrée à la formation professionnelle sur le site du Ministère du Travail. Vous y trouverez un inventaire des dispositions existantes pour la formation de chacun (CPF, CIF-Congés individuel de formation, …) et des articles expliquant aux employeurs les avantages d’une bonne formation de leurs collaborateurs.